UNIT URUS SETIA MAJLIS

Misi

• Menyedia dan memastikan perkhidmatan pengurusan kesetiausahaan yang cekap, berkualiti, berintegriti dan beramanah.

Objektif

• Memberi khidmat pengurusan dan kesetiausahaan kepada mesyuarat majlis dan jawatankuasa-jawatankuasa yang ditubuhkan di bawah majlis MARA bagi membantu keberkesanan, pelaksanaan aktiviti-aktiviti dan pentadbiran MARA.
   
• Mempastikan hubungan yang sentiasa kukuh di antara majlis MARA dan pengurusan MARA dengan Stakeholder.

 Piagam Pelanggan

• Mesyuarat Majlis dikendalikan sebanyak dua (12) kali setahun.
   
• Mesyuarat - mesyuarat Jawatankuasa di bawah Majlis MARA yang lain diadakan sebanyak enam (6) kali setahun.
   
• Agenda dan folder mesyuarat diedarkan kepada semua ahli jawatankuasa satu (1) minggu sebelum mesyuarat berlangsung.
   
• Memastikan semua catatan keputusan Majlis MARA diterima seratus peratus (100%) tanpa aduan bertulis daripada mana-mana pihak.
   
• Keputusan mesyuarat diedarkan dalam jangka masa empat (4) hari selepas mesyuarat.

 

Fungsi Unit

• Mesyuarat
  
1. Melaksana dan memastikan perkhidmatan sebagai urus setia kepada Mesyuarat Majlis dan Jawatankuasa-Jawatankuasa yang ditubuhkan oleh Majlis dilaksanakan dengan licin dan teratur.
    
2. Membuat susulan dan perbincangan dengan bahagian-bahagian/syarikatsyarikat MARA ke atas semua keputusan Mesyuarat Majlis dan keputusan mesyuarat Jawatankuasa-Jawatankuasa di bawah Majlis bagi menentukan ianya dilaksanakan sepertimana diputuskan.
    
3. Menyediakan memorandum bagi Mesyuarat Majlis MARA kepada Y.B. Menteri KKLW untuk komen dan persetujuan selepas mesyuarat diadakan.
    
4. Menyimpan minit-minit mesyuarat secara sistematik.
    
5. Mengedarkan keputusan-keputusan mesyuarat kepada pihak-pihak yang relevan untuk diambil tindakan.

 

Fungsi Unit

• Pentadbiran
  
1. Mengurus semua peruntukan, perbelanjaan dan tanggungan untuk pejabat Y. B. Menteri dan Y. B. Pengerusi.
    
2. Menguruskan penyimpanan semua ‘MOU’ yang telah ditandatangani oleh MARA dengan pihak luar.
    
3. Merangka dan menyelaras program-program lawatan Y. B. Pengerusi dan Ahli-Ahli Majlis MARA.
    
4. Menyediakan cadangan, surat perlantikan dan penamatan ahli bagi Jawatankuasa-Jawatankuasa di bawah Majlis.
    
5. Mengawal pendaftaran surat-surat pekeliling MARA yang dasarnya telah mendapat kelulusan Majlis.
    
6. Menyediakan surat-surat perwakilan kuasa menghadiri mahkamah.
    
7. Pengurusan am – perancangan / pengawalan / penyeliaan belanjawan dan peruntukan.
    
8. Memasukkan data-data minit mesyuarat ke dalam sistem e-Minit Majlis.
    
9. Memanjangkan maklumat dari Bahagian-Bahagian MARA untuk makluman Y.B. Pengerusi dan Y. B. Menteri.